A rendezvények sikeressége legnagyobb részben a rendezvényhelyszínen múlik. Lehet szó egy közös családi szülinapozásról, egy esküvőről, egy céges karácsonyi csapatépítésről, vagy egy osztálytalálkozóról, a jó rendezvényhelyszín alapjaiban meghatározhatja a rendezvény hangulatát.
Az ideális rendezvényhelyszín megtalálásához az alábbi szempontokat vedd figyelembe:
- Az eseményhez választjuk a helyszínt és nem a helyszínhez szabjuk az eseményt. Tehát, vedd figyelembe, hogy milyen stílusú rendezvényt tervezel és alapvetően annak hangulatához válassz helyszínt: formális lesz a rendezvény? kellemes baráti? elegáns? bohém?
- Mennyien fogtok részt venni a rendezvényen?
Ha túl tágas a rendezvényhelyszín, az emberek elvesznek benne, elkerülik egymást, nem fognak beszélgetni, ismerkedni. Ha túl szűkös a helyszín, mindenki kellemetlenül, feszengve érzi majd magát. Ezért vedd figyelembe a tervezett létszámot és akkora helyszínt bérelj, hogy kényelmesen férjetek el benne.
- Rendelkezik a helyszín a kívánt technikai feltételekkel?
Vetíteni szeretnétek? Szükség lesz hangosításra, különleges világításra, vagy bármi hasonlóra? Mielőtt lefoglalod a kiszemelt helyszínt, mindenképp érdeklődj, hogy a szükséges technikai feltételek adottak-e a helyszínen. - Meddig fog tartani a rendezvény?
Ha a rendezvényt késő estig, esetleg hajnalig tervezed (lehet az egy esküvő, vagy egy céges buli is akár) érdemes megfontolni, hogy olyan helyszínt keress, amelyik szálláslehetőséggel is tud szolgálni. Minden rendezvényen vannak olyanok, akik távolabbról érkeztek, vagy nehezen tudják megoldani a késői hazajutást. Biztosítsd, hogy a rendezvényen ők is jól érezhessék magukat. - Ha minden racionális tényezőnek eleget tett a helyszín, természetesen az sem elhanyagolható, hogy megjelenésében is eleget tegyen elvárásaidnak. Mielőtt fényképek alapján helyszínt bérelnél, mindenképp tekintsd meg személyesen is és ha első ránézésre nem érzed megfelelőnek, engedd el és keress másik helyszínötletet rendezvényedhez.